Codice Etico
PREMESSA
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. è un’azienda attiva nella progettazione, costruzione e messa in opera di macchine e sistemi per l’automazione dei processi produttivi.
Il Codice Etico adottato dalla C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. è un insieme di principi e di regole la cui osservanza è di fondamentale importanza per il buon funzionamento e il miglioramento dell’affidabilità dell’Azienda. Il Codice Etico è diretto a tutti coloro che, dipendenti o collaboratori, instaurino con l’Azienda rapporti o relazioni, dirette o indirette, in maniera stabile o temporanea o comunque operino per perseguire gli obiettivi aziendali. Questi, sono tenuti a conoscere il Codice Etico, a contribuire alla sua attuazione, al suo miglioramento ed alla sua diffusione.
L’Azienda si impegna a far sottoscrivere a tutti i dipendenti e collaboratori copia del presente Codice Etico e a diffonderne contenuti e obiettivi. Chiunque violi i principi e le regole contenuti in questo Codice, lede il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda.
PRINCIPI GENERALI
Le norme del Codice si applicano senza eccezioni a tutti i dipendenti e a tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. Compete a ogni responsabile di attività dare concretezza ai valori e ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo. I dipendenti e i collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l., nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adegueranno le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal presente Codice.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere dai dipendenti e collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. nello svolgimento dell’attività lavorativa sono ispirati alla massima correttezza dal punto di vista della gestione, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività in azienda devono essere svolte con il massimo impegno e rigore professionale. Ciascun dipendente e collaboratore deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio e l’immagine della Società. I rapporti tra i dipendenti e i collaboratori, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
Per la piena osservanza del Codice ciascun dipendente e collaboratore potrà rivolgersi al proprio responsabile o alla Direzione della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.
GLI IMPEGNI E GLI OBBLIGHI PREVISTI DAL CODICE
Per la piena realizzazione delle finalità sottese al Codice, la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. nella persona del Presidente del Consiglio di Amministrazione, si impegna ad assicurare l’adozione di tutte le iniziative che possano garantire:
la massima diffusione del Codice presso i dipendenti e i collaboratori dell’Azienda;
l’approfondimento e l’aggiornamento del Codice al fine di adeguarlo all’evoluzione dei valori di riferimento e delle normative di rilevanza per il Codice stesso;
la messa a disposizione di ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento circa l’interpretazione e l’attuazione delle norme contenute nel Codice;
lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice o di riferimento;
la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie;
che nessuno possa subire ritorsioni di qualunque genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice o delle norme di riferimento. Ad ogni dipendente e collaboratore della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. viene chiesta la conoscenza delle norme contenute nel Codice e delle norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione. In particolare, i dipendenti e i collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. hanno l’obbligo di:
astenersi da comportamenti contrari a tali norme;
operare con imparzialità, indipendenza con criteri ispirati all’etica professionale;
mantenere la riservatezza su ogni dato, informazione e documento generato o di cui vengono a conoscenza nell’espletamento della loro attività impegnandosi a non divulgare né documenti né informazioni riservate senza l’autorizzazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. (che la può concedere solo se ne ha avuto autorizzazione dal Cliente / proprietario del dato stesso ove necessario);
rivolgersi ai propri responsabili o direttamente alla Direzione, in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse;
riferire tempestivamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione le violazioni al presente Codice di cui si viene a conoscenza o delle richieste d violazione ricevute;
informare i collaboratori che entrino in rapporto con la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. circa le prescrizioni del Codice Etico e richiederne l’osservanza;
operare affinché i dipendenti e i collaboratori comprendano che il rispetto delle norme del Codice costituisce parte essenziale della qualità delle prestazioni di lavoro;
selezionare accuratamente, per quanto di propria competenza, dipendenti e collaboratori esterni per impedire che vengano affidati incarichi a persone che non diano pieno affidamento sul proprio impegno a osservare le norme del Codice o che si trovino in condizioni di violazione dei requisiti di imparzialità;
riferire tempestivamente, al Presidente del Consiglio di Amministrazione i propri rilievi, notizie fornite da dipendenti nonché provenienti dall’esterno circa possibili casi di violazioni delle norme;
adottare misure correttive immediate, quando richiesto dalla situazione;
impedire qualunque tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti e collaboratori che abbiano provveduto a segnalare violazioni del Codice.
PROTEZIONE ED USO DEL PATRIMONIO AZIENDALE
Il patrimonio aziendale della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. è costituito dai beni fisici e materiali, quali ad esempio strumenti, computer, stampanti, attrezzature, autovetture, immobili, infrastrutture e beni immateriali, quali ad esempio informazioni riservate, know-how, conoscenze tecniche, sviluppate e diffuse ai e dai dipendenti della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.. La sicurezza, ovvero la protezione e conservazione di questi beni, costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari. Ogni dipendente e collaboratore è personalmente responsabile del mantenimento di tale sicurezza, mediante il rispetto e la divulgazione delle direttive aziendali in merito ed impedendo l’uso fraudolento o improprio del patrimonio aziendale, il danneggiamento o la perdita di tale patrimonio.
L’utilizzo dei beni di tale patrimonio da parte dei dipendenti e collaboratore, deve essere funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dalle funzioni aziendali interessate.
ATTIVITÀ DI CONTROLLO
E’ politica della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. diffondere a tutti i livelli una cultura caratterizzata dalla consapevolezza sia delle proprie responsabilità a livello individuale e collettivo, sia dell’esistenza di controlli (attuata anche tramite audit interni), nonché caratterizzata dalla assunzione di una mentalità orientata all’esercizio del controllo. L’attitudine verso i controlli deve essere positiva per il contributo che questi danno al miglioramento dell’efficienza dell’organizzazione.
Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili ad indirizzare, gestire e verificare le attività con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati tecnici e contabili e finanziari accurati e completi.
La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace e comune a ogni livello della struttura organizzativa; conseguentemente tutti i dipendenti della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l., nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.
Nell’ambito delle loro competenze, le Persone della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. e i suoi collaboratori sono tenute a essere partecipi del sistema di controllo aziendale. Ognuno deve sentirsi custode responsabile dei beni aziendali (materiali e immateriali) che sono strumentali all’attività svolta. Nessun dipendente o collaboratore può far uso improprio dei beni e delle risorse della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. o permettere ad altri di farlo.
MOLESTIE SUL LUOGO DI LAVORO
Ogni Persona ha diritto di lavorare in un ambiente libero da ogni tipo di discriminazione fondata sulla razza, religione, sesso, appartenenza etnica, sindacale o politica. La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali:
la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o gruppi di Persone;
l’ingiustificata interferenza con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale.
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. non ammette né tollera le molestie sessuali, intendendo come tali:
la subordinazione di determinazioni di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all’accettazione di
favori sessuali;
le proposte di relazioni interpersonali private, condotte nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che abbiano la capacità, in relazione alla specificità della situazione, di turbare la serenità del destinatario con obiettive implicazioni della sua espressione lavorativa.
PRINCIPI E CANONI DI COMPORTAMENTO
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. si ispira e osserva i principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza e apertura al mercato, senza distinzione di importanza dell’affare.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere dalle Persone della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. nello svolgimento dell’attività lavorativa sono ispirati alla massima correttezza, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e veridicità dei documenti secondo le norme vigenti e le procedure interne. Tutte le attività della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. devono essere svolte con impegno e rigore professionale, con il dovere di fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate. Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, sono senza eccezione proibiti.
Tutte le attività della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. devono essere svolte con impegno e rigore professionale, pratiche di corruzione, dirette e/o attraverso terzi, sono senza eccezione proibite. Non è mai consentito corrispondere né offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti, benefici materiali e altri vantaggi di qualsiasi entità a terzi, per influenzare o compensare un atto.
COMPORTAMENTO NEGLI AFFARI
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. nella gestione del business e dei rapporti di affari si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza ed apertura al mercato.
Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, sono proibiti.
Obbligo di “non concorrenza”
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. riconosce e rispetta il diritto dei suoi dipendenti a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quella svolta nell’interesse della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l., purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti.
In ogni caso, i dipendenti della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. hanno l’obbligo di non svolgere alcuna attività che possa risultare, anche solo potenzialmente e/o indirettamente, in concorrenza con quelle della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. Art. 2105 c.c. – Obbligo di fedeltà – “Il prestatore di lavoro non deve trattare affari, per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’imprenditore, né divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa, o farne uso in modo da poter recare ad essa un pregiudizio”.
Conflitto di interessi e obblighi di imparzialità
In ogni caso tutti i dipendenti ed il management della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. devono evitare ogni situazione e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi dell’azienda o che possano interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del Codice. Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata al responsabile della propria funzione aziendale o al Presidente del Consiglio di Amministrazione. In particolare tutti i dipendenti, i collaboratori e la Direzione della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. sono tenuti ad evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e le mansioni che ricoprono all’interno dell’azienda. A titolo esemplificativo, determinano conflitti di interesse le seguenti situazioni:
interessi economici e finanziari del dipendente e/o della sua famiglia in attività di fornitori, clienti e
concorrenti;
utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si
possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi aziendali;
svolgimento di attività lavorative e non, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti;
accettazione di denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di
affari con la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l..
Regali od altre utilità
Non è consentito corrispondere né offrire, direttamente o indirettamente, regali, pagamenti, benefici materiali od altre utilità di qualsiasi entità a terzi, pubblici ufficiali o privati, per influenzare o compensare un loro atto o per ottenere da loro un qualsiasi vantaggio. Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso questo tipo di spese deve essere sempre autorizzato e documentato in modo adeguato. Il dipendente che riceva omaggi o trattamenti di favore non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia dovrà prontamente informare il proprio responsabile.
Ai collaboratori esterni (compresi consulenti, rappresentanti, intermediari, agenti etc.) viene chiesto di attenersi ai principi contenuti nel Codice.
A tale scopo ogni dipendente e collaboratore, in rapporto alle proprie funzioni, curerà di:
osservare i principi e le procedure interne per la selezione e la gestione del rapporto con collaboratori esterni;
selezionare solo persone e imprese qualificate e con buona reputazione;
tenere conto adeguatamente delle indicazioni di qualunque provenienza circa l’opportunità di utilizzare determinati collaboratori esterni;
riferire tempestivamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione su dubbi in ordine a possibili violazioni del Codice da parte di collaboratori esterni.
Rapporti con le Istituzioni Pubbliche o con altre Autorità Amministrative Indipendenti
I rapporti con le Istituzioni pubbliche e con le altre Autorità Amministrative Indipendenti, nazionali, comunitarie e/o internazionali, nonché con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, ovvero organi, rappresentanti, mandatari, esponenti, membri, dipendenti, consulenti, incaricati di pubbliche funzioni, di Pubbliche Istituzioni, di Autorità di Vigilanza e/o di altre Autorità Amministrative Indipendenti, devono improntarsi al più rigoroso rispetto delle disposizioni legislative vigenti; tali rapporti sono rimessi esclusivamente ai soggetti a ciò autorizzati in base alle correnti deleghe e procure conferite dal Presidente del Consiglio di amministrazione.
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. si impegna a mantenere nei confronti dei soggetti sopra indicati, con cui si relazione a qualsiasi titolo, un atteggiamento di massima collaborazione, improntato a trasparenza e correttezza.
Nei rapporti con tali Autorità, la Società non deve influenzare impropriamente le decisioni delle Amministrazioni interessate, in particolare dei funzionari che trattano o decidono per conto delle stesse. Nel corso di una trattativa o di un rapporto d’affari, anche commerciale, con la Pubblica Amministrazione o con altre Autorità Amministrative Indipendenti, in Italia o in altri Paesi, la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. si astiene dai comportamenti contrari ai principi sopra enunciati, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo:
offrire o concedere opportunità di lavoro e/o vantaggi commerciali al personale della Pubblica Amministrazione, coinvolto nella trattativa o nel rapporto, o ai relativi familiari;
offrire o ricevere omaggi o altre utilità, salvo non si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore;
fornire informazioni non veritiere od omettere fatti rilevanti, laddove richiesti dalla Pubblica Amministrazione.
Nei rapporti con le suddette Autorità, in Italia e all’Estero, non è consentito ai rappresentanti e/o dipendenti della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. corrispondere, né offrire, direttamente o tramite terzi, somme di denaro o altre utilità di qualsiasi genere ed entità, siano essi pubblici ufficiali, rappresentanti di governo, pubblici dipendenti o privati, per compensarli o ripagarli di un atto del loro ufficio, né per conseguire o ritardare l’esecuzione di un atto contrario ai doveri del loro ufficio.
I Destinatari, nell’ambito dei diversi rapporti instaurati con la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l., non dovranno, in alcun modo e in alcuna circostanza, essere implicati in vicende connesse al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali. Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con fornitori non occasionali ed altri Partner in relazione d’affari, la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. ed i propri dipendenti e/o collaboratori dovranno assicurarsi circa l’integrità morale, la reputazione ed il buon nome della controparte.
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali, in tema di antiriciclaggio.
Rapporti con i mass media, società di ricerca, associazioni di categoria ed altri enti assimilabili
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. deve presentarsi in modo accurato e omogeneo nella comunicazione con i mass media, società di ricerca, associazioni di categoria e altri enti ad essi assimilabili. I rapporti con i mass media, società di ricerca, associazione di categoria e altri enti assimilabili sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali a ciò delegate e sono concordati preventivamente con la direzione della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l..
I dipendenti e collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. non possono fornire informazioni a rappresentanti dei mass media, società di ricerca, associazioni di categoria e altri enti ad essi assimilabili, né impegnarsi a fornirle senza l’autorizzazione delle funzioni competenti. In nessun modo o forma i dipendenti e collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. possono offrire pagamenti, regali, o altri vantaggi finalizzati ad influenzare l’attività professionale di funzioni di questi organismi, o che possano ragionevolmente essere interpretati come tali.
Rapporti con i clienti
La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. persegue il proprio successo di impresa sui mercati attraverso l’offerta di prodotti e servizi di qualità a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza. La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. riconosce che l’apprezzamento di chi richiede prodotti o servizi è di primaria importanza per il suo successo di impresa.
A tal fine, è quindi fatto obbligo alle Persone della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. di:
osservare scrupolosamente tutte le norme e le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;
attenersi a verità e chiarezza nelle comunicazioni con i Clienti.
Alle Persone della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. è richiesto, durante l’orario di lavoro, di:
avere un aspetto ordinato, il che comprende anche la cura e l’igiene della persona (e così, in via esemplificativa i capelli lunghi oltre le spalle devono essere legati, la barba deve essere rasata o comunque in ordine, dovranno evitarsi ornamenti, quali monili, orecchini vistosi, piercing, ecc.);
indossare sempre, ove previsto, presso i Clienti e in Laboratorio, la divisa aziendale e i DPI - dispositivi di protezione individuale obbligatori - che non lascino trasparire, attraverso l’esibizione di simboli, alcuna propensione - positiva o negativa che sia - nei confronti di razze, religioni o opinioni politiche (e così, in via esemplificativa, non potranno essere esibiti simboli quali svastiche). Eventuali necessità di carattere personale (esempio di carattere medico) che possano comportare una deroga alle presenti direttive dovranno essere segnalate e discusse, con il Presidente del Consiglio di Amministrazione e il RSPP; Le divise aziendali e i DPI devono essere tenuti puliti, in ordine e deve essere immediatamente segnalato al RSPP o al preposto aziendale ogni danneggiamento e necessità di sostituzione;
mantenere un comportamento sobrio, “neutro” e “professionale” (e così, in via esemplificative evitare, soprattutto presso i clienti o in presenza dei clienti, di manifestare opinioni e giudizi politici, religiosi e di altra natura, evitare di divulgare informazioni sulle attività della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. o di fornire informazioni su attività svolte per altri clienti aziendali, ecc.. ).
Rapporti con i fornitori
È preciso dovere del personale della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. controllare che i fornitori ed i collaboratori si uniformino alle condizioni predette, e che mantengano gli standard etici richiesti dalla società e dal presente Codice.
Nel caso in cui vi siano fondati dubbi sul comportamento etico ed il rispetto dei predetti principi da parte di un fornitore o di un collaboratore, la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. . prenderà le opportune misure per accertare la violazione e intraprendere le opportune azioni. Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e/o servizi è fatto obbligo ai
dipendenti della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. di:
osservare scrupolosamente tutte le norme e le procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori ed in particolare far si che la selezione dei fornitori si basi su valutazioni obiettive ed imparziali, fondate sulla qualità, sul prezzo e sulle garanzie fornite;
effettuare la scelta dei fornitori sulla base delle necessità aziendali con l’obiettivo di ottenere le migliori condizioni possibili in termini di qualità e costi dei prodotti/servizi offerti;
ottenere la massima collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. e dei suoi clienti in termini di qualità, costo e tempi di consegna;
mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali;
portare a conoscenza delle Funzioni aziendali preposte problemi rilevanti insorti con un fornitore, in modo da poterne valutare tutte le conseguenze possibili nell’interesse della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. e dei suoi clienti.
TRASPARENZA DELLA CONTABILITA’
Il concetto di trasparenza nelle registrazioni contabili non riguarda solo l’operato dei dipendenti facenti parte degli uffici amministrativi, ma si applica a ciascun dipendente, in qualsiasi ambito aziendale egli operi. La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun dipendente è tenuto quindi a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità secondo i criteri indicati dalla legge e i principi contabili applicabili. Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
l’agevole registrazione contabile;
l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione supporto. È compito di ogni dipendente far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile, ordinata secondo criteri logici, debitamente autorizzata, verificabile, coerente e congrua.
SISTEMI INFORMATICI AZIENDALI
Il mantenimento di un buon livello di sicurezza informatica è essenziale per proteggere le informazioni che la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. utilizza tutti i giorni ed è vitale per un efficace sviluppo delle politiche e delle strategie di business aziendali. La progressiva diffusione delle nuove tecnologie espone l’azienda a rischi di un coinvolgimento sia patrimoniale sia penale, creando nel contempo problemi di immagine e sicurezza.
Modalità per un corretto utilizzo dei sistemi informatici aziendali
Premesso che l’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche aziendali deve sempre ispirarsi ai principi di diligenza e correttezza, atteggiamenti questi destinati a sorreggere ogni atto o comportamento posto in essere nell’ambito del rapporto di lavoro, i dipendenti sono in ogni caso tenuti ad adottare le ulteriori regole interne di comportamento comune, dirette ad evitare comportamenti inconsapevoli e/o scorretti, che possano provocare danni alla stessa azienda, agli altri dipendenti od ai clienti, nel rispetto delle indicazioni fornite dal responsabile competente.
Sistemi informatici aziendali
Il personal computer (fisso o mobile), le relative dotazioni ed i relativi programmi e/o applicazioni affidati al dipendente sono, come è noto, strumenti di lavoro. Pertanto:
tali strumenti vanno custoditi in modo appropriato;
tali strumenti possono essere utilizzati solo per fini professionali (in relazione ovviamente alle mansioni assegnate) e non anche per scopi personali, tantomeno per scopi illeciti;
debbono essere prontamente segnalati all’azienda il furto, danneggiamento o smarrimento di tali strumenti.
Ai fini sopra esposti sono, quindi, da evitare atti o comportamenti contrastanti con le predette indicazioni.
Utilizzo del personal computer
Al fine di evitare il grave pericolo di introdurre virus informatici, nonché di alterare la stabilità delle applicazioni dell’elaboratore, ai dipendenti ed al management della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.:
è consentito installare programmi provenienti dall’esterno solo se espressamente autorizzati dal responsabile competente;
tutti i software installati sui PC devono essere regolarmente licenziati e registrati secondo le procedure previste, nessun software “copiato” può essere installato sui PC aziendali;
non è consentito l’uso di programmi non distribuiti ufficialmente dal responsabile competente;
è vietato caricare sui PC aziendali materiale soggetto a copyright o diritto d’autore senza che la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. ne sia diretta proprietaria o licenziataria (è vietato caricare sui PC aziendali musica, video, testi di libri scannerizzati, ecc. se non acquistati direttamente da C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.);
non è consentito modificare le configurazioni impostate sul proprio PC;
non è consentita l’installazione sul proprio PC di mezzi di comunicazione propri (come ad esempio modem o altre connessioni non autorizzate);
sui PC dotati di scheda audio e/o di lettore CD non è consentito l’ascolto di programmi, file audio o musicali, etc., se non a fini prettamente lavorativi;
Per i PC e i dispositivi portatili (tablet, smartphone connessi a internet, ecc.) le regole di utilizzo sono le stesse indicate per i PC e le dotazioni aziendali fisse, chi ha in uso un dispositivo portatile è responsabile del suo contenuto e dei file / programmi ivi installati che devono rispettare quanto precedentemente descritto per i dispositivi fissi. L’assegnatario deve prestare particolare attenzione per prevenire usi impropri da parte di personale non autorizzato, prelievo o visione di file aziendali riservati, utilizzo di programmi e connessioni internet o di posta elettronica non autorizzati. I dispositivi portatili aziendali sono riservati per l’uso “professionale”, solo il personale C.V.L. Macchine Speciali S.r.l., vi può accedere ed operare (o persone esterne appositamente delegate e/o sotto la supervisione del personale C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. assegnatario, che è e rimane l’unico responsabile del dispositivo).
Utilizzo di supporto magnetici/ottici
Ai dipendenti ed al management della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. non è consentito scaricare files e altri contenuti in supporti magnetici/ottici non aventi alcuna attinenza con la propria prestazione lavorativa.
Tutti i files di provenienza incerta o esterna, ancorché attinenti all’attività lavorativa, devono essere sottoposti al controllo e relativa autorizzazione all’utilizzo da parte del responsabile competente (è comunque buona prassi evitarne il più possibile l’uso).
In caso di smarrimento o sottrazione (furto) di supporti magneti o ottici contenenti dati aziendali, è obbligatorio denunciare immediatamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione la perdita in modo da adottare le opportune azioni contenitive del danno reale o potenziale subito dall’Azienda.
Utilizzo della rete intranet aziendale
Le unità di rete sono aree di condivisione di informazioni strettamente professionali e non possono in alcun modo, essere utilizzate per scopi diversi. Pertanto, qualunque file che non sia legato all’attività lavorativa non può essere dislocato nemmeno per brevi periodi, in queste unità. La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.si riserva la facoltà di procedere alla rimozione di ogni file o applicazione che riterrà essere pericolosi per la sicurezza del sistema ovvero acquisiti o installati in violazione del presente Codice.
Utilizzo della rete Internet e dei relativi servizi
Ai dipendenti ed al management della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.:
non è consentito navigare in siti non attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate;
non è consentita l’effettuazione di ogni genere di transazione finanziaria ivi comprese le operazioni di remote banking, acquisti on-line e simili non inerenti alle attività aziendali;
non è consentito lo scarico di software gratuiti (freeware e shareware) prelevati da siti Internet, se non espressamente autorizzato dal responsabile competente;
è vietata ogni forma di registrazione a siti i cui contenuti non siano legati all’attività lavorativa;
non è permessa la partecipazione per motivi non professionali a forum, l’utilizzo di chat line, di bacheche elettroniche e le registrazioni in guest book anche utilizzando pseudonimi (o nicknames);
non è consentita la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica;
è vietato eseguire il download di contenuti multimediali (film, video, musica, ecc.) se non finalizzati alle esigenze lavorative e solo se sono stati assolti gli obblighi di licenza e vengono rispettate le leggi sul copyright;
è proibito pubblicare informazioni e documenti aziendali sui siti internet senza autorizzazione scritta del Presidente del Consiglio di Amministrazione compresi profili social personali (ad esempio Facebook, Linkedin, ecc.);
Posta elettronica
La posta elettronica è uno strumento di lavoro, e tutti i dipendenti e collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.:
devono utilizzare la posta elettronica (interna ed esterna) solo per motivi attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate, è vietato l’uso della posta elettronica aziendale per motivi personali compresi acquisti on-line e registrazioni a siti non inerenti le attività aziendali;
non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica;
la posta elettronica diretta all’esterno della rete informatica aziendale può essere intercettata da estranei, e dunque, non deve essere usata per inviare documenti di lavoro “strettamente riservati”;
non è consentito l’utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica aziendale per la partecipazione a dibattiti, forum o mail-list, se non attinenti in modo specifico allo svolgimento delle mansioni assegnate;
è vietato fornire il proprio indirizzo e-mail aziendale su siti per ricevere informazioni commerciali o iscrizioni a mailing-list non strettamente legate all’attività professionale di cui si sia certi della serietà e sicurezza del servizio;
è vietato utilizzare il proprio indirizzo e-mail aziendale come “nick-name” o “user-id” o “nome autenticazione” quando ci si registra su siti internet;
evitare di aprire e-mail e files ricevuti da destinatari sconosciuti contenenti file (in particolare programmi eseguibili o file di word-processor e fogli di calcolo excel contenenti delle macro, file compressi) e procedere alla loro immediata eliminazione;
evitare di aprire e-mail e files ricevuti da destinatari conosciuti ma non concordati, o con “oggetto del file” testi o allegati non inerenti all’attività lavorativa;
poiché l’utilizzo della posta elettronica si configura esclusivamente come strumento di lavoro, ogni dipendente dovrà comunicare le proprie assenze (superiori a 2 giorni) e reindirizzare le comunicazioni su indirizzi e-mail dei colleghi preposti.
SALUTE, SICUREZZA E AMBIENTE DI LAVORO
Nell’ambito delle proprie attività d’impresa, la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. è impegnata a perseguire l’obiettivo di garantire la sicurezza e la salute dei propri dipendenti e dei collaboratori esterni. La C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. promuove la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi connessi alle attività lavorative svolte, richiedendo a tutti, ad ogni livello, comportamenti responsabili e rispettosi del sistema di sicurezza predisposto e di tutte le procedure aziendali che ne formano parte integrante. Le attività industriali della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. sono gestite nel pieno rispetto della normativa vigente
in materia di antinfortunistica e di salute e di igiene sul luogo di lavoro. A tal fine la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. si impegna:
a porre in essere attività sicure al fine di proteggere la salute dei propri dipendenti, uniformando le proprie strategie operative al rispetto della politica aziendale in materia di sicurezza e salute;
a garantire la formazione e informazione di tutti coloro che prestano la propria attività lavorativa nelle sedi della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. sui rischi connessi alla sicurezza cui gli stessi si trovino di volta in volta esposti, assicurando loro i mezzi e i Dispositivi di Protezione Individuale e collettiva richiesti dalla normativa vigente in relazione alla tipologia di attività svolta.
Salute e sicurezza
I dipendenti devono osservare le disposizioni e le istruzioni impartite ai fini della protezione collettiva ed individuale stabilite dal Datore di Lavoro. Devono utilizzare correttamente le apparecchiature, i mezzi di trasporto e le altre attrezzature di lavoro, nonché i dispositivi di sicurezza in modo appropriato e segnalare le deficienze dei mezzi, dispositivi e apparecchiature nonché le altre eventuali condizioni di pericolo di cui vengono a conoscenza, adoperandosi direttamente, in caso di urgenza, nell’ambito delle loro competenze e possibilità, per eliminare o ridurre tali deficienze o pericoli.
I dipendenti e i collaboratori della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. non devono rimuovere o modificare senza autorizzazione i dispositivi di sicurezza o di segnalazione o di controllo, non devono compiere di propria iniziativa operazioni o manovre che possono compromettere la sicurezza propria o di altri lavoratori.
I dipendenti si sottopongono alle visite mediche ed ai controlli sanitari previsti dalla normativa vigente. Ciascun dipendente deve prendersi cura della propria sicurezza e della propria salute e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui possono ricadere gli effetti delle sue azioni o omissioni.
Fumo
È vietato fumare nei locali aziendali, uffici, laboratori, magazzini, ecc. È consentito fumare nelle aree esterne ed è vietato abbandonare mozziconi e residui al di fuori dei cestini predisposti e i fumatori sono tenuti a svuotare il cestino settimanalmente e a consegnarlo per la raccolta in base al programma di ritiro rifiuti stabilito dal Comune. È obbligatorio, negli interventi presso le sedi dei Clienti, attenersi alle regole dei Clienti sul fumo e sulle aree adibite e ai divieti vigenti.
Abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti
Sarà considerato pregiudizievoli per l’ambiente di lavoro durante l’attività lavorativa prestare servizio sotto gli effetti di abuso di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto. Si ricorda che il codice della strada prevede sanzioni per la guida sotto l’effetto di alcool e sostanze stupefacenti e che ogni Persona è personalmente responsabile di tali violazioni al Codice della Strada.
PROCEDIMENTI E SANZIONI DISCIPLINARI
Le violazioni al presente Codice saranno comunicate e le relative decisioni assunte in accordo alle vigenti Leggi sui contratti di Lavoro.
In particolare, si ricorda che l’inosservanza da parte dei dipendenti della C.V.L. Macchine Speciali S.r.l. delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico può dar luogo all’applicazione di provvedimenti disciplinari secondo quanto disposto sia dalla legge che dalla sezione disciplinare prevista per il contratto collettivo nazionale del lavoro applicato.
L’osservanza delle disposizioni del presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 c.c.. L’eventuale violazione delle disposizioni del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, in conformità delle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori Il rispetto dei principi del presente Codice Etico è parte delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori, dai consulenti e dagli altri soggetti in rapporti d’affari con la C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.. In conseguenza, l’eventuale violazione delle disposizioni ivi contenute potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni conseguenza di legge con riguardo alla risoluzione del contratto o dell’incarico conferito, e al risarcimento dei danni derivanti.
Approvato dal Presidente del Consiglio di Amministrazione C.V.L. Macchine Speciali S.r.l.
Document History Rev. 0 Modifica 1^ emissione
Data 22 novembre 2019
Resp. Angelo Longo